Riveste · documento contrattuale · versione 1.6

Accordo sul trattamento dei dati personali

Nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

In vigore dal momento in cui il Negozio lo accetta nel programma: data e ora dell'accettazione sono registrate

Tra

E

Premesse

1. Il Negozio utilizza Riveste, un software per la gestione dell'angolo dell'usato (conto vendita): raccolta dei capi affidati dalle proprie clienti, catalogazione, stampa delle etichette, vendita, gestione del buono e del reso.
2. Nello svolgimento di tale attività il Negozio tratta dati personali di persone fisiche — in particolare delle depositanti, cioè le clienti che gli affidano i capi — delle quali il Negozio è Titolare del trattamento.
3. Per fornire il servizio, Riveste tratta parte di tali dati per conto del Negozio, assumendo il ruolo di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
4. Le Parti intendono disciplinare tale trattamento con il presente Accordo, che costituisce parte integrante del contratto di fornitura del software.

Clausola 1 — Finalità e ambito di applicazione

1.1 Le presenti clausole disciplinano il trattamento di dati personali effettuato dal Responsabile per conto del Titolare, al fine di garantire il rispetto degli artt. 28 par. 3 e 4 del GDPR.

1.2 Il Titolare e il Responsabile hanno concordato le presenti clausole al fine di assicurare il rispetto degli obblighi di cui all'art. 28 GDPR.

1.3 Le presenti clausole si applicano al trattamento descritto nell'Allegato II.

1.4 Gli Allegati I–IV costituiscono parte integrante delle clausole.

Clausola 2 — Invariabilità delle clausole

2.1 Le Parti si impegnano a non modificare le clausole, salvo per aggiungere informazioni negli Allegati o aggiornarli.

2.2 Ciò non impedisce alle Parti di inserire le presenti clausole in un contratto più ampio o di aggiungere altre clausole, purché non contraddicano — direttamente o indirettamente — le presenti clausole né pregiudichino i diritti fondamentali degli interessati.

Clausola 3 — Interpretazione

3.1 I termini utilizzati hanno lo stesso significato ad essi attribuito dal GDPR.

3.2 Le clausole sono interpretate alla luce delle disposizioni del GDPR e in modo da non contrastare con i diritti e gli obblighi in esso previsti.

Clausola 4 — Gerarchia

In caso di contraddizione tra le presenti clausole e le disposizioni di accordi correlati fra le Parti, vigenti al momento in cui le clausole sono concordate o successivamente conclusi, prevalgono le presenti clausole.

Clausola 5 — Descrizione del trattamento

I dettagli delle operazioni di trattamento, in particolare le categorie di dati personali e le finalità per le quali sono trattati per conto del Titolare, sono specificati nell'Allegato II.

Clausola 6 — Obblighi delle Parti

6.1 Istruzioni

a) Il Responsabile tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del Titolare, salvo che sia tenuto a farlo dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto. In tal caso il Responsabile informa il Titolare di tale obbligo giuridico prima del trattamento, a meno che il diritto lo vieti per rilevanti motivi di interesse pubblico.

b) Il Titolare può impartire ulteriori istruzioni per tutta la durata del trattamento. Tali istruzioni sono sempre documentate.

c) Costituiscono istruzione documentata del Titolare l'attivazione del software, la configurazione delle sue funzioni e l'uso delle sue funzionalità secondo la documentazione fornita.

d) Il Responsabile informa immediatamente il Titolare qualora, a suo parere, un'istruzione violi il GDPR o altre disposizioni in materia di protezione dei dati.

6.2 Limitazione della finalità

Il Responsabile tratta i dati personali soltanto per le finalità specifiche indicate nell'Allegato II, salvo ulteriori istruzioni del Titolare.

6.3 Durata

Il trattamento dura per tutto il periodo di vigenza del contratto di fornitura del software, e comunque fino alla cancellazione o restituzione dei dati secondo la Clausola 6.7.

6.4 Sicurezza del trattamento

a) Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'Allegato III per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

b) Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate a trattare i dati si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.

c) Il Titolare resta responsabile della sicurezza della macchina su cui il software è installato, del proprio account cloud utilizzato per le copie di sicurezza, e delle credenziali di accesso. Il Responsabile non ha accesso a tale macchina.

6.5 Dati appartenenti a categorie particolari

Il trattamento non ha per oggetto dati di cui all'art. 9 GDPR né dati relativi a condanne penali o reati di cui all'art. 10 GDPR. Il software non è progettato per trattarli e il Titolare si impegna a non introdurne.

6.6 Documentazione e conformità

a) Le Parti sono in grado di dimostrare il rispetto delle presenti clausole.

b) Il Responsabile mette a disposizione del Titolare, su richiesta, tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all'art. 28 GDPR.

c) Il Responsabile consente e contribuisce alle revisioni delle attività di trattamento oggetto delle presenti clausole, a intervalli ragionevoli o in presenza di indizi di inosservanza. Nel decidere in merito a una revisione, il Titolare può tenere conto di certificazioni pertinenti in possesso del Responsabile.

d) Le revisioni sono svolte con ragionevole preavviso (almeno 30 giorni), non più di una volta l'anno salvo sospetto fondato di violazione, e senza compromettere la sicurezza o la riservatezza dei dati di altri clienti del Responsabile.

6.7 Cancellazione o restituzione dei dati

a) Alla cessazione del contratto, e su scelta del Titolare, il Responsabile cancella tutti i dati personali trattati per conto del Titolare, oppure li restituisce e cancella le copie esistenti, salvo obblighi di conservazione di legge.

c) La chiave di cifratura conservata dal Responsabile (v. Allegato II, trattamento n. 3) è cancellata alla cessazione del contratto, su richiesta del Titolare o decorsi 12 mesi dalla cessazione. Il Titolare è avvisato che, dopo tale cancellazione, il ripristino su una macchina nuova non è più possibile: è pertanto onere del Titolare conservare le proprie copie di sicurezza.

6.8 Ricorso a sub-responsabili

a) Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nell'Allegato IV.

b) Il Responsabile informa specificamente e per iscritto il Titolare di eventuali modifiche previste dell'elenco, con preavviso di almeno 30 giorni, in modo da consentire al Titolare di opporsi prima del ricorso al nuovo sub-responsabile.

c) In caso di opposizione motivata, il Responsabile può proporre una soluzione alternativa; ove questa non sia praticabile, il Titolare può recedere dal contratto per la parte di servizio interessata, senza penali.

d) Il Responsabile impone al sub-responsabile, mediante contratto, gli stessi obblighi previsti dalle presenti clausole, e resta pienamente responsabile nei confronti del Titolare dell'adempimento da parte del sub-responsabile.

e) Su richiesta del Titolare, il Responsabile ne trasmette copia del contratto, con possibilità di oscurare le informazioni commerciali non pertinenti.

6.9 Trasferimenti internazionali

a) Qualsiasi trasferimento verso un paese terzo avviene esclusivamente per fornire il servizio e nel rispetto del Capo V del GDPR.

Clausola 7 — Assistenza al Titolare

7.1 Il Responsabile informa tempestivamente il Titolare di ogni richiesta ricevuta da un interessato, senza rispondervi salvo autorizzazione del Titolare.

7.2 Il Responsabile assiste il Titolare nell'adempimento degli obblighi di riscontro alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati (artt. 15–22 GDPR).

7.3 Strumenti già disponibili nel software. Il Responsabile mette a disposizione funzioni che consentono al Titolare di dar seguito autonomamente alle richieste più frequenti, in particolare la cancellazione o anonimizzazione dei dati di una depositante direttamente dal programma.

7.4 Il Responsabile assiste inoltre il Titolare nel rispetto degli obblighi di cui agli artt. 32–36 GDPR.

Clausola 8 — Notifica di violazione dei dati personali

8.1 In caso di violazione riguardante dati trattati dal Responsabile, questi ne dà comunicazione al Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque, ove possibile, entro 48 ore, indicando: natura della violazione (categorie e numero approssimativo di interessati e registrazioni); probabili conseguenze; misure adottate o proposte; punto di contatto.

8.2 Ove non sia possibile fornire tutte le informazioni contemporaneamente, esse sono trasmesse in fasi successive senza ulteriore ingiustificato ritardo.

8.3 In caso di violazione riguardante dati trattati dal Titolare, il Responsabile presta assistenza per la notifica.

8.4 La notifica all'autorità di controllo e agli interessati resta obbligo del Titolare.

Clausola 9 — Comunicazioni

Le comunicazioni avvengono per iscritto agli indirizzi indicati nell'Allegato I. Le comunicazioni via posta elettronica a tali indirizzi si considerano validamente effettuate.

Clausola 10 — Inosservanza e risoluzione

10.1 Il Titolare può risolvere il contratto, per la parte relativa al trattamento, qualora il Responsabile violi gli obblighi assunti e non vi ponga rimedio entro un termine ragionevole.

10.2 Il Responsabile può risolvere il contratto qualora il Titolare insista su istruzioni ritenute in contrasto con la normativa applicabile, dopo averlo informato.

10.3 Alla risoluzione si applica la Clausola 6.7.

Clausola 11 — Legge applicabile e foro competente

Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana. Fa parte del contratto di fornitura del software: per il foro competente vale quanto previsto dalle Condizioni d'uso di Riveste, punto 13.

Allegato I — Le Parti

Responsabile del trattamento

Titolare del trattamento

Il Negozio che attiva il software, come identificato in fase di attivazione: denominazione, sede, P.IVA/C.F., email (che è anche l'identità dell'account) e codice negozio assegnato dal sistema (formato N0000).

Allegato II — Descrizione del trattamento

Categorie di interessati

Categorie di dati personali

Non sono trattati dati appartenenti alle categorie particolari (art. 9 GDPR) né dati giudiziari (art. 10 GDPR).

Natura e finalità del trattamento

1. Casella delle acquisizioni

Le fotografie dei capi e le letture dei codici QR scattate dal dispositivo dell'operatore transitano da un'area temporanea sul server del Responsabile, dalla quale il gestionale del Negozio le preleva.

Conservazione: il file è cancellato dal server subito dopo il prelievo. Le acquisizioni non prelevate sono cancellate a fine sessione di carico.

2. Invio di comunicazioni alla depositante

Verifica del recapito mediante codice usa-e-getta (OTP) via SMS, e invio delle comunicazioni di servizio: ricevuta di deposito, avviso di vendita, avviso di disponibilità del buono.

Conservazione: i log di consegna del fornitore, secondo la policy del sub-responsabile indicata nell'Allegato IV.

3. Custodia della chiave di cifratura

4. "L'Occhio" — valutazione automatizzata dello stato del capo (funzione facoltativa)

Su richiesta dell'operatore, la fotografia di un capo è trasmessa a un servizio di intelligenza artificiale che restituisce una valutazione dello stato di conservazione, a supporto della decisione del Negozio.

• La valutazione non produce effetti giuridici sulla depositante e non costituisce processo decisionale automatizzato ai sensi dell'art. 22 GDPR: la decisione di accettare o rifiutare il capo resta del Negozio, che può discostarsi dal responso.
• Il destinatario è indicato nell'Allegato IV.
• Conservazione: secondo la policy del sub-responsabile; i dati trasmessi non sono utilizzati per addestrare i modelli.
• Non è attiva nel periodo di prova: al suo posto il Negozio vede un esempio, dichiarato come tale, e nessuna immagine è trasmessa.

4-bis. La proposta dei campi dalla foto dell'etichetta (funzione facoltativa)

Quando l'operatore sceglie la fotografia che andrà sull'etichetta, la fotografia del capo è trasmessa allo stesso servizio di intelligenza artificiale, che propone tipo di capo, condizione, stagione e, se leggibile, la taglia. Non riconosce la marca.

• La proposta non produce effetti giuridici sulla depositante: i campi restano modificabili e li conferma l'operatore del Negozio.
• La fotografia transita dal server del Responsabile senza esservi conservata; il destinatario è indicato nell'Allegato IV.
• Non è attiva nel periodo di prova, e il Negozio la può spegnere: spenta, nessuna immagine è trasmessa.

4-ter. "Fammi aiutare" — il capo senza cartellino (funzione facoltativa)

Quando un capo si presenta senza cartellino (staccato, o riportato senza scontrino), l'operatore può chiedere un aiuto: la fotografia del capo e le fotografie dei capi candidati del magazzino sono trasmesse allo stesso servizio di intelligenza artificiale, che indica quali potrebbero essere lo stesso capo.

• Nessun effetto giuridico sulla depositante: l'indicazione è un suggerimento, e decide l'operatore del Negozio guardando i capi.
• Le fotografie transitano dal server del Responsabile senza esservi conservate; il destinatario è indicato nell'Allegato IV.
• Non è attiva nel periodo di prova.

4-quater. "Cosa mi conviene fare" — il consiglio sui numeri del Negozio (funzione facoltativa)

Su richiesta del Negozio, il gestionale calcola sui propri dati una tabella di numeri aggregati del suo angolo dell'usato (per esempio: depositi a settimana, prezzo medio di vendita, quota di capi venduti, margine stimato) e la trasmette, insieme al testo dell'ultimo consiglio ricevuto, allo stesso servizio di intelligenza artificiale, che restituisce un consiglio scritto.

• La tabella non contiene dati personali: nessun nome, recapito o dato riferibile a una singola depositante o cliente, ma soltanto conteggi, medie e percentuali dell'intero Negozio.
• La tabella e il consiglio transitano dal server del Responsabile senza esservi conservati; il server registra soltanto il costo della richiesta. Il consiglio ricevuto è conservato solo nell'archivio del Negozio, sulla sua macchina.
• Solo se il Negozio lo segnala (pulsante "Segnala questo consiglio", con le sue parole su cosa non va), la tabella, il consiglio, il consiglio precedente e le parole del Negozio sono conservati sul server per 90 giorni, al solo fine di verificare e correggere il servizio; poi sono cancellati automaticamente. Il Responsabile riceve un avviso via email con le sole parole del Negozio.
• Il destinatario è indicato nell'Allegato IV. La funzione è disponibile anche nel periodo di prova.

5. Il giornale tecnico del Negozio, inviato per l'assistenza (su iniziativa del Negozio)

Il gestionale scrive sulla macchina del Negozio un giornale tecnico giornaliero: le operazioni compiute dal programma, gli errori, le chiamate ai servizi. Quel file può contenere dati personali delle depositanti — nomi, numeri di telefono, importi — perché racconta le operazioni che li riguardano.

Su decisione del Negozio, e con un gesto esplicito (Strumenti → "Manda il giornale all'assistenza"), il giornale di una singola giornata scelta può essere trasmesso al Responsabile per la diagnosi di un malfunzionamento.

• Non avviene mai automaticamente. Nessun invio parte senza che un operatore del Negozio scelga la giornata e confermi. Prima dell'invio la schermata dichiara che il file contiene nomi e numeri di telefono delle persone servite quel giorno, e la domanda di conferma lo ripete.
• Finalità esclusiva: diagnosi e correzione di malfunzionamenti del software. Il giornale non è utilizzato per altre finalità né comunicato a terzi.
• Conservazione: 14 giorni, poi cancellazione automatica dai sistemi del Responsabile (v. Allegato III, misura T-11). Più breve dei 30 giorni dei log tecnici: un giornale inviato serve a capire un guasto appena accaduto.
• Accesso limitato al personale di cui all'Allegato III, misura O-1.
• Se il file della giornata è molto grande, il gestionale ne invia la parte finale, dichiarandolo nel file stesso.

6. Gestione dell'account e assistenza

Dati del Negozio (non delle depositanti) necessari a fatturazione, licenza e assistenza. Per questi dati il Responsabile agisce quale autonomo Titolare: v. l'Informativa privacy di Riveste.

Ciò che il Responsabile NON tratta

Allegato III — Misure tecniche e organizzative (art. 32)

Misure tecniche

Misure organizzative

Allegato IV — Sub-responsabili autorizzati

Aggiornato al 30/09/2026. Le modifiche sono comunicate con preavviso di 30 giorni.